Interconnecter une collectivité avec les plateformes nationales, c'est faire en sorte que ses outils échangent automatiquement des données avec ceux de l'État : état civil, identification, finances publiques, foncier, statistiques. Pour y parvenir, il faut trois choses : des identifiants et des référentiels communs, une interface technique documentée, et un accord qui précise qui transmet quoi, à qui et sous quelle responsabilité. La technique vient en dernier.
Pourquoi interconnecter plutôt que ressaisir ?
Dans beaucoup de collectivités, les mêmes informations sont saisies plusieurs fois. Une fois dans le registre ou l'outil local, pour le travail quotidien. Une seconde fois dans l'application imposée par un ministère. Parfois une troisième, dans un tableur destiné à un rapport. Chaque ressaisie consomme du temps d'agent et introduit des erreurs. Au bout de la chaîne, l'État et la commune détiennent deux versions différentes de la même réalité.
L'interconnexion vise l'inverse : une information saisie une seule fois, au plus près du fait, puis transmise à tous ceux qui ont le droit de la recevoir. Pour le citoyen, cela signifie qu'il n'a plus à fournir à une administration un document qu'une autre administration détient déjà.
Quelles plateformes sont concernées ?
Tout dépend du pays et de l'avancement de ses projets numériques. Les domaines les plus fréquents sont les suivants, sans que cette liste soit fermée :
- le registre national de l'état civil et les systèmes d'identification des personnes ;
- les applications de gestion des finances publiques et de la comptabilité des collectivités ;
- les systèmes d'information foncière et cadastrale ;
- les plateformes de paiement des services publics ;
- les dispositifs de collecte statistique et de suivi des politiques sectorielles ;
- les portails nationaux de démarches administratives.
Certaines de ces plateformes proposent déjà des interfaces d'échange. D'autres ne sont accessibles que par une saisie manuelle. D'autres encore sont en projet. Seule l'administration qui en a la charge peut indiquer les conditions de raccordement. La première démarche consiste donc à l'interroger.
Quels sont les prérequis d'une interconnexion réussie ?
| Prérequis | De quoi s'agit-il | Ce que la collectivité peut faire |
|---|---|---|
| Identifiants communs | Un même numéro pour une même personne, une même parcelle, un même contribuable | Prévoir les champs correspondants dans ses outils, même vides au départ |
| Référentiels partagés | Les mêmes listes de localités, de types d'actes, de nomenclatures budgétaires | Adopter les nomenclatures officielles plutôt que des listes maison |
| Qualité des données | Des enregistrements complets, sans doublons | Contrôler à la saisie, nettoyer avant d'échanger |
| Interface technique | Un moyen documenté d'envoyer et de recevoir des données | Exiger des outils capables d'exporter et d'importer dans des formats ouverts |
| Cadre juridique | Une convention précisant les données, les usages et les responsabilités | Saisir les autorités de tutelle et l'autorité de protection des données |
Les deux premières lignes sont celles où l'on échoue le plus souvent. Si la commune écrit le nom d'un quartier de trois manières différentes et que la plateforme nationale en attend une quatrième, aucun connecteur ne résoudra le problème. L'interopérabilité commence par le vocabulaire.
Comment se déroule l'échange sur le plan technique ?
Sans entrer dans le détail, deux grands modes existent. Le premier est l'échange par fichiers : la collectivité produit périodiquement un export dans un format convenu et le dépose sur un espace sécurisé. C'est simple, robuste, et souvent suffisant pour des transmissions quotidiennes ou hebdomadaires. Le second est l'échange par interface de programmation, souvent désignée par le sigle API : les deux systèmes dialoguent directement, enregistrement par enregistrement.
Dans les deux cas, il faut tenir compte de la réalité des réseaux. Une connexion qui tombe au milieu d'un envoi ne doit ni perdre ni dupliquer les données. Les envois sont donc placés dans une file d'attente, repris automatiquement, et chaque enregistrement reçoit un accusé de réception. Ce principe est le même que celui de la synchronisation automatique entre un smartphone de terrain et le système central.
La sécurité est une condition non négociable : échanges chiffrés, authentification des systèmes, journal de tout ce qui entre et sort, et transmission limitée aux seules données nécessaires.
Un cas typique : la double saisie du vendredi
Prenons une mairie de taille moyenne qui a digitalisé son état civil de sa propre initiative. Les agents en sont satisfaits. Quelque temps plus tard, l'État déploie une application nationale et demande aux communes d'y enregistrer leurs actes. Les deux outils ne communiquent pas. Chaque vendredi, deux agents consacrent leur journée à recopier dans l'application nationale les actes de la semaine déjà saisis dans l'outil communal.
La lassitude s'installe, les retards s'accumulent, et l'on finit par se demander lequel des deux outils abandonner. Ce dilemme est fréquent. Sa solution n'est presque jamais de choisir, mais de relier. Encore faut-il que l'outil communal ait été conçu pour cela : des données structurées, des nomenclatures officielles, une capacité d'export. Quand ces conditions sont réunies, le raccordement se négocie avec l'administration responsable et la double saisie disparaît. Quand elles ne le sont pas, il faut d'abord remettre de l'ordre dans les données.
La collectivité perd-elle la maîtrise de ses données ?
C'est une crainte légitime, et la réponse dépend de la manière dont l'échange est organisé. Transmettre une donnée à une plateforme nationale ne signifie pas s'en dessaisir. La collectivité conserve sa propre base, continue de l'utiliser pour ses services et reste responsable de sa qualité. La convention d'échange doit dire clairement ce qui est transmis, pour quel usage, et ce que la collectivité reçoit en retour.
Ce dernier point est souvent oublié. Une interconnexion à sens unique, où la commune alimente sans jamais rien recevoir, est mal vécue et mal entretenue. Un échange équilibré lui permet par exemple de vérifier une identité, de récupérer une référence ou de consulter une situation. Nous abordons la question de fond dans l'article sur la souveraineté des données publiques.
Comment se préparer dès maintenant ?
- Recenser les plateformes nationales auxquelles la collectivité transmet déjà des données, sous quelque forme que ce soit.
- Identifier les doubles saisies et le temps qu'elles représentent.
- Aligner ses référentiels sur les nomenclatures officielles.
- Vérifier que chaque outil peut exporter ses données dans un format ouvert.
- Prendre contact avec les administrations responsables pour connaître les conditions de raccordement.
Ces étapes sont utiles même si la plateforme nationale n'est pas encore prête. Une collectivité aux données propres et bien structurées se raccordera sans peine le moment venu. C'est le cas, par exemple, d'un état civil communal digitalisé avec méthode.
Dans les projets que conduit Linking Development, l'interconnexion est examinée dès le diagnostic : quels échanges existent, lesquels sont prévus, quelles nomenclatures s'imposent. La solution reste sur mesure, mais elle n'est jamais conçue comme une île. Pour en savoir plus sur notre démarche auprès des administrations, consultez la page secteur public.